Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Versicherungsvermittler müssen Beratungsprotokolle bis zu 30 Jahre aufbewahren — Fristen, DSGVO-Spannungsfeld und digitale Archivierung.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich vor, Sie renovieren Ihre Wohnung und werfen alle Rechnungen weg. Drei Jahre später sagt das Finanzamt: "Zeigen Sie mal die Belege." Dumm gelaufen.

Bei Versicherungsvermittlern gibt es ähnliche Regeln: Beratungsprotokolle, Verträge, Korrespondenz — alles muss eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Nicht weil Bürokratie so schön ist, sondern weil es sein kann, dass jemand nach Jahren fragt: "Was wurde damals genau beraten?"

Die Fristen sind unterschiedlich: Handelsrechtlich 6 Jahre, steuerrechtlich 10 Jahre, und bei Lebensversicherungen kann die Verjährung erst 30 Jahre nach Vertragsende einsetzen. Dann brauchen Sie auch nach 30 Jahren noch die Unterlagen.

Fachliche Definition

Definition

Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Versicherungsvermittler zur geordneten Archivierung von Geschäftsunterlagen, Beratungsprotokollen und Korrespondenz über gesetzlich festgelegte Zeiträume.

Rechtsgrundlage

§ 257 HGB — Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre)
§ 147 AO — Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (10 Jahre)
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung (so lange wie nötig)
§ 195 BGB — Regelverjährung (3 Jahre) als Mindestaufbewahrungsfrist

Praxisrelevanz

Empfohlene Aufbewahrungsdauer für Beratungsprotokolle: mindestens 10 Jahre nach Vertragsende. Bei Lebens-/Rentenversicherungen: bis zu 30 Jahre (§ 199 Abs. 3 BGB — absolute Verjährungsfrist). Digitale Archivierung ist zulässig, sofern GoBD-konform (revisionssicher, unveränderbar). DSGVO-Spannungsfeld: Aufbewahrungspflicht vs. Löschpflicht — gesetzliche Pflichten gehen vor.

Häufige Fehler

Unterlagen nach 3 Jahren löschen weil die Regelverjährung abgelaufen ist — Haftungsansprüche können länger bestehen
Digitale Archive nicht revisionssicher gestalten — manipulierbare Dateien haben keinen Beweiswert