Definition
Die Dokumentationspflicht ist die gesetzliche Verpflichtung von Versicherungsvermittlern und -beratern, den Inhalt und das Ergebnis von Beratungsgesprächen schriftlich festzuhalten und dem Kunden zu übermitteln.
Rechtsgrundlage
- § 61 Abs. 1 VVG — Pflicht zur Dokumentation von Wünschen, Bedürfnissen und erteiltem Rat
- § 62 VVG — Form und Zeitpunkt der Übermittlung
- § 6 Abs. 1 VVG — Beratungspflicht der Versicherer
- § 34d GewO — Erlaubnispflicht und Berufspflichten
- Art. 20 Abs. 1 IDD — EU-weite Dokumentationsanforderungen
Praxisrelevanz
Die Dokumentation muss vor Vertragsschluss erfolgen und dem Kunden in Textform (§ 126b BGB) zugehen. Das Protokoll muss individuell sein — pauschale Textbausteine reichen nicht aus.
Bei Verstößen drohen:
- Schadensersatzansprüche des Kunden
- Widerruf der Erlaubnis nach § 34d GewO durch die IHK
- Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbraucherschutzverbände
Vergleich
| Aspekt | Dokumentationspflicht | Informationspflicht | Beratungspflicht |
|---|---|---|---|
| Was | Festhalten des Beratungsinhalts | Vorab-Information des Kunden | Inhaltliche Analyse und Empfehlung |
| Wann | Während/nach Beratung | Vor Beratungsbeginn | Während des Gesprächs |
| Rechtsfolge bei Verstoß | Beweislastumkehr | Schadensersatz | Schadensersatz |
Praxisbeispiel
Makler Schneider berät Herrn Weber zu einer Berufsunfähigkeitsversicherung. Weber erwähnt Rückenschmerzen, die er aber als "nicht schlimm" abtut. Schneider dokumentiert: "Vorerkrankung Rückenbeschwerden, LWS, seit 2019. Gesundheitsfragen im Antrag vollständig und korrekt beantwortet." Zwei Jahre später wird der BU-Antrag wegen angeblich verschwiegener Vorerkrankungen angefochten. Das Protokoll belegt, dass die Angaben korrekt erfasst wurden.
Häufige Fehler
- Keine Dokumentation bei Kurzgesprächen — Auch ein Telefonat, in dem eine Empfehlung ausgesprochen wird, ist dokumentationspflichtig.
- E-Mail statt strukturiertes Protokoll — E-Mails erfüllen zwar die Textform, aber es fehlt oft die Struktur (Wünsche, Bedürfnisse, Rat).
- Protokoll nicht an Kunden übermittelt — Die Dokumentation muss dem Kunden zugehen, nicht nur in der Akte liegen.