Definition
Ein Beratungsprotokoll ist die schriftliche Dokumentation eines Versicherungsberatungsgesprächs gemäß § 61 Abs. 1 VVG. Es hält die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden, den erteilten Rat sowie die dafür maßgeblichen Gründe fest.
Rechtsgrundlage
- § 61 VVG — Verpflichtung zur Dokumentation der Beratung
- § 62 VVG — Formvorschriften und Übermittlungspflicht
- § 6 VVG — Beratungs- und Dokumentationspflicht des Versicherers
- Art. 20 IDD — Europäische Richtlinie zur Versicherungsvertriebsdokumentation
Praxisrelevanz
Jeder Versicherungsvermittler — ob Makler, Vertreter oder Berater — muss nach einem Beratungsgespräch dokumentieren:
- Ausgangssituation und bestehende Verträge des Kunden
- Geäußerte Wünsche und Bedürfnisse
- Den konkreten Rat mit Begründung
- Abweichungen des Kunden vom Rat (inklusive Warnung)
Vergleich
| Merkmal | Beratungsprotokoll | Beratungsverzicht | Maklervertrag |
|---|---|---|---|
| Gesetzliche Pflicht | Ja (§ 61 VVG) | Ja (§ 61 Abs. 2 VVG) | Empfohlen |
| Inhalt | Wünsche, Rat, Gründe | Verzichtserklärung | Rechte und Pflichten |
| Zeitpunkt | Nach Beratung | Vor Vertragsschluss | Bei Mandatsbeginn |
| Unterschrift Kunde | Empfohlen | Erforderlich | Erforderlich |
Praxisbeispiel
Ein Makler berät Familie Müller zur Wohngebäudeversicherung. Die Müllers wünschen Schutz vor Sturm und Hagel, lehnen aber Elementarschutz ab — trotz Lage in einer Hochwasserzone. Der Makler dokumentiert: "Empfehlung Elementarschutz ausgesprochen, Risiko eines Hochwasserschadens erläutert. Kunde lehnt ab, da Prämie zu hoch." Drei Jahre später: Überschwemmung, 80.000 € Schaden. Das Protokoll beweist, dass der Makler korrekt beraten hat.
Häufige Fehler
- Protokoll erst Tage später erstellen — Details verblassen. Empfehlung: Innerhalb von 24 Stunden dokumentieren.
- Standardtexte ohne Individualisierung — Gerichte bewerten generische Protokolle kritisch. Konkrete Kundensituation muss erkennbar sein.
- Fehlende Dokumentation bei Ablehnungen — Wenn ein Kunde den Rat nicht befolgt, muss das Protokoll die Warnung und die Ablehnung enthalten.
Checkliste
- Datum, Ort und Dauer des Gesprächs
- Vollständige Kontaktdaten des Kunden
- Bestehende Versicherungen und Versorgungslücken
- Kundenwünsche und Bedürfnisse (wörtlich, nicht interpretiert)
- Konkreter Rat mit Begründung
- Risikohinweise bei Ablehnungen
- Unterschrift oder digitale Bestätigung des Kunden